¿Cómo gestionar la comunicación en la gestión de proyectos? Dentro de la gestión de proyectos la comunicación resulta clave, ya que permite principalmente el intercambio y flujo de información que conectará diversos aspectos entre los integrantes e interesados de un proyecto, así como su correcto desarrollo.
El empleo de una correcta comunicación requiere el manejo de conceptos y técnicas que permitirán suplir las necesidades específicas de los proyectos diseñados. En donde la comunicación en la gestión de proyectos, permite que se realice la planificación. Así como, la creación, compendio y entrega de la información a los interesados e implicados en el proyecto. Una buena comunicación permitirá que se generen entregas de tareas de forma oportuna, si se emplean las herramientas, medios y formatos adecuados.
Es importante en la gestión de proyectos establecer quienes serán los interesados en recibir determinada información, así como el tiempo y formato de la entrega. Es por ello que la comunicación tiene implicaciones directas en el éxito de los proyectos.
Aspectos importantes para la comunicación dentro de los proyectos
La comunicación en la gestión de proyectos muestra algunas ramificaciones, con características y aspectos que son propios, como son:
- Comunicación interna y externa del proyecto.
- Formal e informal, que se diferencian según el formato y modo de entrega de la información.
- Vertical y horizontal, siguiendo un orden jerárquico o entre colegas.
- Comunicación oficial o no oficial.
- Comunicación escrita y oral.
- Verbal y no verbal, donde el lenguaje corporal juega un papel muy importante.
Características de la comunicación eficaz en la gestión de proyectos
Generalmente, es el director de proyectos quien se encarga de recopilar y manejar la información. Mediante la implementación de la comunicación apropiada y eficaz. En la gestión de proyectos es importante tener la habilidad de recopilar y transmitir la información de manera clara, completa y sin ambigüedades. Asimismo, se integran otras características que son necesarias para llevar a cabo una comunicación efectiva son:
- Capacidad activa y eficaz de escuchar
- Hacer las preguntas adecuadas, de forma clara y concisa para garantizar una mejor comprensión
- Impartir conocimiento entre el equipo para aumentar la comprensión y efectividad del mismo
- Investigar para identificar o confirmar información
- Identificar y gestionar expectativas
- Capacidad de negociación y persuasión con el fin de lograr acuerdos beneficiosos para los implicados
- Resolver conflictos para prevenir impactos negativos
- Sintetizar la información e identificar las próximas etapas de la comunicación.
Procesos en la gestión de la comunicación de proyectos
La gestión de proyectos reconoce tres procesos principales en la comunicación:
- Planificar la gestión de las Comunicaciones. En este proceso se desarrolla un plan de comunicación que establece principalmente las necesidades de información de los implicados e interesados en el proyecto (stakeholders).
- Gestionar las comunicaciones. Es el proceso que implica la creación y síntesis de la información, así como su distribución, almacenamiento y forma en que se pondrá a disposición.
- Controlar la comunicación. Implica el monitoreo y control de la comunicación durante la ejecución del proyecto. Asegurando de esta manera que se entregue la información requerida por los interesados en el mismo.
Procesos adicionales de la gestión de la comunicación de proyectos
Identificar a los interesados
Durante este proceso se identifican a todas las personas y organizaciones sobre las cuales puede existir algún tipo de impacto. En gran medida, debido a la realización del proyecto. Además, estos pueden también tener influencia sobre el proyecto y sus entregables. Los cuales suelen encontrarse a distintos niveles en la organización o ser externos a ella.
Por otro lado, al determinar quienes son los interesados y su nivel de interés, importancia e influencia. Podrán realizarse planes de comunicación adecuados a cada uno de ellos.
Planificar la comunicación
En este proceso se identifican las necesidades de información y comunicación de los interesados. Así como los plazos, formatos y métodos de distribución de dicha información. Este proceso se relaciona con los factores ambientales de la empresa, ya que su estructura influye en los requisitos de la comunicación.
Distribuir información
En la gestión de proyectos es muy importante determinar los métodos correctos para proveer la información relevante a los interesados e implicados en el proyecto en desarrollo. Tratándose de un proceso que se emplea durante todo el desarrollo y vida útil de dicho proyecto. Lo cual amerita una comunicación eficaz, empleando los medios adecuados, así como un correcto estilo de redacción, técnicas de gestión de reuniones y presentación.
Gestionar las expectativas de los interesados
Durante el desarrollo de un proyecto, es necesario realizar actividades de comunicación con los interesados. En donde se puedan exponer y atender sus expectativas, dudas e inquietudes de manera muy simple.
Mientras más clara sea la comunicación de este proceso, los interesados podrán comprender mejor los beneficios y riesgos del proyecto, evitando incidentes o malentendidos futuros, lo que permite obtener su apoyo, aumentando así el éxito del proyecto.
Entre los aspectos que deben atenderse en el proceso de la comunicación se encuentran:
- Gestionar de manera activa las expectativas de los interesados y stakeholders, lo que influirá en la aceptación y apoyo sobre el proyecto.
- Abordar las inquietudes antes de que generen malentendidos, evaluando de forma clara los riesgos relacionados con dichas inquietudes.
- Resolver a tiempo los incidentes y malentendidos, antes de que afecte el plan de acción y la ejecución del proyecto.
Informar el desempeño de la comunicación
En este proceso se recopila, maneja y distribuye la información, con el fin de comunicar el avance y estado del proyecto. Al mismo tiempo, permite proyectar los resultados del mismo. La comunicación de la información se realiza mediante informes de distinta composición y nivel, según el interesado o audiencia a quien vaya dirigido.
Algunos informes pueden señalar solamente el avance en porcentaje de las fases que componen al proyecto y el desempeño del equipo. Mientras que otros presentan mayor nivel de detalle, el cual incluye un análisis e historial de desempeño, estado actual de riesgos e incidentes. Así como, de trabajo completado hasta la fecha, siguiente fase que será completada, resumen de cambios en caso de haberlos o cualquier otra información relevante que requiera ser reportada y analizada.
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