Consiste en la capacidad de establecer políticas de actuación que se adecuen al entorno de la empresa y de esta forma prevenir y detectar y a vez gestionar todos aquellos riesgos por incumplimiento en donde pueda caer la compañía. Todos estos riegos están vinculados a la violación de normativas y leyes que pudieran acarrear en sanciones con el agravante de pérdidas financieras y la reputación corporativa de la compañía ante la sociedad. Es por que la podemos entender como aquella disciplina por medio del cual las organizaciones empresariales gestionan sus procesos en general ligados a la ley y a la normativa de funcionamiento de la misma.
Conceptos básicos que forman parte del Compliance legal.
- legal Compliance officer: está conformada por aquella persona encargada de implementar y gestionar el legal compliance, así como también ser el responsable de realizar la vigilancia en cuanto al cumplimiento de sus normativas legales, de comunicación y tener la capacidad de detectar el delito.
- Compliance Management System (CMS): consiste en un sistema de cumplimiento de la normativa legal, que puede ser adaptada al entrono interno de una empresa.
- Corporate compliance: consiste en aquella especialidad por medio del cual la compañía implementa un sistema de gestión para evitar caer en condenas legales.
- Código ético: está conformado por aquel conjunto de valores y normas que una compañía integra dentro de la organización y que acabaran incluidos dentro del Sistema de Gestión de Cumplimiento.
- Buen gobierno: consiste en la aplicación de códigos de ética dentro de la empresa.
- Risk Management: está relacionado a la gestión de riesgos. Consiste en la acción de llevar a cabo la identificación y al análisis de aquellos riesgos que puedan existir dentro de la empresa, para que posteriormente introducir modificaciones en los procesos de la empresa que se acoplen a este análisis.
- Governace, Risk & Compliance: consiste en la implementación por parte de las compañas de un sistema de gestión para implementar e incluir íntegramente a la organización del código de ética y todas las medidas dirigidas al cumplimiento del Legal Compliance.
- Tax governance: consiste en las políticas de cumplimiento por parte de la compañía de todas las obligaciones fiscales, el cual viene acompañado por un conjunto de procedimiento para monitorear el cumplimiento de los mismos.
- Hard law: está conformado por una serie de normas y leyes las cuales tienen como finalidad, la regulación de todas las funciones aplicadas en la compañía.
- Soft law: está conformado por el conjunto de documentos conformados por las guías, estándares, recomendaciones y practicas ente otros, que permite mostrar la realidad de cualquier función realizada en la empresa. Sirve además para el desarrollo del sistema de Gestión de Compliance.
¿Qué efectos legales tiene el Compliance legar en las personas jurídicas?
Cabe señalar que una persona jurídica es responsable desde el punto de vista penal con las acciones u delitos cometidos por aquellas personas relacionadas con él. Entre las personas que pueden correr el riesgo de sanciones mencionamos los siguientes:
- Representantes legales de la compañía.
- Personal directivo y/o gerentes responsables de la toma de decisiones de la compañía.
- Personal encargado de la organización y control de la empresa.
- Empleados de la compañía.
Debemos señalar que la personas jurídicas no serán acusada de cualquier responsabilidad penal, cuando la misma demuestre la adaptación y ejecución de las normas antes de haber cometido dicho delito, con la aplicación de medidas de vigilancia y de control recomendado a fin de evitar penalizaciones.
A continuación mostramos el tipo de persona jurídica que puede ser sancionada de acuerdo al Compliance legal:
- Sociedades:
- Corporaciones.
- Asociaciones.
- Fundaciones.
Es necesario señalar que el Compliance le permite a las empresas reducir el riesgo de caer en sanciones legales, motivado a la aplicación en la empresa de procedimientos basados en la detección y gestión para evitar caer en incumplimiento de obligaciones normativas.
- Características del Compliance legal.
El Compliance legar abarca cinco aspectos importantes que mencionamos a continuación:
- Reportes de información: se basa en tener actualizado toda la información relacionada con el reporte contable y fiscal de la compañía, como símbolo que refleja trasparecía de la misma.
- Toma de decisiones: está relacionada a las decisiones fiscales de la empresa que debe ser llevada a cabo por expertos en el área. De esta manera el responsable de la empresa evita caer en sanciones legales por no tener transparencia en sus finanzas.
- Planificación: está relacionado con la identificación de aquellos delitos que pueden ocurrir dentro de la organización empresarial, o aquellos actos en que puede incurrir cualquiera de los integrantes de la misma como por ejemplo en el delito de lavado de dinero.
- Políticas: consiste en la elaboración de manuales y de políticas, con la finalidad de incluir todos aquellos procedimientos y controles indispensables. También es recomendable la implementación de canales de denuncia de carácter confidencial y anónimos que informen a las autoridades cuando se infrinja la ley en la empresa.
- Actualización: consiste en la aplicación de un programa de prevención dentro de la organización empresarial. que a su vez se pueda actualizar a las nuevas normativas que en materia de Compliance vayan surgiendo.
Beneficios con la implementación del compliance legal.
Entre los beneficios más importante podemos mencionar los siguientes aspectos:
- Mejoras en el control interno: con el uso del Compliance legal, la compañía tendrá conocimiento dentro de su empresa de los riesgos a que pueden caer. A través de la misma podrá realizar un monitoreo en cada uno de los departamentos pertenecientes a la compañiapara evitar, prevenir y controlar cualquier riesgo posible.
- Mejoramiento de la imagen: la imagen corporativa ante la sociedad genera confianza en los consumidores que adquieren los bienes y servicios producidos por la misma, así como también de parte de los proveedores entre otros.
- Utilidades financieras: esto trae como beneficios que las instituciones financieras se sentirán con mayor confianza para atender cualquier requerimiento de carácter financiero que necesite la empresa.
- Limitación de la responsabilidad penal de la compañía: está relacionada a las disposiciones de ley en cuanto a condenas. Es decir en caso que una empresa caiga en sanciones legales, pero si ocurriese el caso que anteriormente se instaló en la institución un órgano de control de riesgo contra los delitos a que pueden ser acusados del hecho a que son imputados, las mismas pueden atenuarse de acuerdo a las disposiciones de ley.
Beneficios con la implementación del legal Compliance.
Entre los beneficios que puede adquirir la empresa que asuma esta normativa legal podemos señalar los siguientes elementos:
- Implementación de la Ley de Protección de Datos Personales, de estricto cumplimiento para las empresas.
- Aplicación del sistema anticorrupción, instrumento recomendado principalmente a entidades públicas.
- Permiso y licencias.
- Cumplimiento de todas las obligaciones de carácter contractual.
- Como elaborar un modelo de prevención del delito.
Entre los pasos que se deben cumplir podemos mencionar los siguientes:
- Identificación del delito: su definición y como pueden ser detectados.
- Descripción: análisis relacionado a estos riesgos.
- ¿Qué hacer? Aplicación de los protocolos de medida y acciones que se debe aplicar en el área en donde ocurrió el delito.
- Documentación: está vinculado con el cumplimiento de lo estipulado en el programa de prevención, en cuanto a los procedimientos de actuación.
- Régimen disciplinario: esta relacionado al tipo de sanciones y/o multas que debe aplicarse.
- Actualización: actualización de todas la disposiciones legales para el cumplimiento del Compliance legal.
- Conclusiones.
El Compliance legal es considerado una herramienta de gestión de las empresas, porque sirve de apoyo para el análisis de la estrategia empresarial y para evitar el riesgo de caer en incumplimiento legal. Esto obliga a las empresas del cualquier sector de la obligatoriedad de implementar un programa de gestión que le permita el cumplimiento del mismo dentro de la compañía.
La implementación del Compliance legal le proporciona a las empresas una diversidad de ventajas desde tres aspectos importantes: lega, procedimental y organizativo. Además le permite a la compañía presentarse en el mercado como una empresa responsable con el cumplimiento legal y normativo otorgándole una ventaja competitiva importante.
Podemos señalar que la aplicación del Compliance legal permite el desarrollo del termino de gobierno corporativo en las compañías, es decir aquella organización empresarial conformada por principios y norma que regulan de una manera integral los tres órganos principales de gobierno existentes en las compañías: accionistas, Directorio y alta Administración.
Hoy en día muchas empresas están buscando ser certificadas bajo la norma UNE 19601, en la cual estas compañías asumen el compromiso con el cumplimiento de las leyes, las normas, gobierno corporativo, las mejores prácticas, la ética relacionada al Compliance legal.
Por otra parte, debemos señalar que el Compliance debe ser incluido dentro de la empresa formando parte de su misión, valores entre otros, acoplándose además a los objetivos operacionales y estratégicos de la organización. Dentro del mundo legal se propone la creación del canal ético o de consulta como herramientas por medio del cual se buscan acciones correctivas para el cumplimiento de programa de Compliance.
Con la formación de este tipo de herramienta se debe buscar por un lado la protección del denunciante promoviendo la figura de la confidencialidad y por el otro realizar jornada en la empresa en donde se les proporcione capacitación al personal sobre todo directivo basadas en sesiones de concientización y de ayuda en caso de presentarse problemas al adaptar la normativa del Compliance legal.
